Kağıtsızlaşma hareketinde sıra KOBİ’lerin

368

Bankaların internet ve mobil şubeleri ilk adımlardan biriydi. Ne de olsa finans sektörü yeni teknolojilere ayak uydurmada hem daha iştahlıydı hem de yeterli bütçeleri vardı. Onları devletler takip etti. Kamunun hemen her alanına yayılan e-Devlet uygulamaları, bürokrasinin odalar arasında koşuşturmaya ve kapı tıklamalarıyla dolu dünyasını sessizleştirdi. Takip edense sağlık sektörü oldu. Hastane Bilgi Yönetim Servisleri bu noktada devreye girerek kağıtsız hastaneler ile yakın gelecekte adını daha sık duyacağımız “hastasız hastane” kavramı geleceğin tarihinde yerini aldı.

Şimdiyse kağıdı terk etme sırası daha küçük çaplı kurumlara, yani KOBİ’lere geldi. Xerox’un yeni açıkladığı bir araştırma, her 10 KOBİ’den 8’inin ofislerinde kağıt kullanmak istemediğini ortaya çıkardı. ABD, İngiltere, Almanya ve Fransa’dan 1021 küçük ve orta ölçekli işletme ile yapılan araştırma ile Vodafone ve TÜSİAD’ın Türkiye’deki KOBİ’lere yönelik yaptığı araştırma sıranın KOBİ’lerde olduğunu kanıtlıyor.

Xerox’un araştırma sonuçları, KOBİ’lerin yüzde 80’inin faturalama, yasal belge oluşturma ve finansal raporlama gibi işler için kağıt kullanmaktan hoşnut olmadığını gösteriyor. KOBİ’lerin yüzde 46’sı işlerini dijitalleştiremedikleri için geçişi yapamadığını ve kağıt kullanmaya devam ettiğini açıklarken bunun yarattığı zaman ve gelir kaybının ise farkında. Araştırmaya göre kağıt bazlı işlemler yüzünden en fazla zaman kaybeden ülke yüzde 51 ile Almanya. ABD, İngiltere ve Fransa bu ülkeyi takip ediyor.

Türkiye’de de durum farklı değil

Türkiye’deki KOBİ’ler açısından da durum pek farklı değil. Vodafone’un TÜSİAD işbirliği ile gerçekleştirdiği ve 81 ilden 37 sektöre dağılan 22 bin işletmenin katıldığı Yarına Hazırım Platformu’ndan elde edilen verilere göre, Türkiye’deki KOBİ’lerin ortalama dijitalleşme skoru Temmuz 2014’ten itibaren yüzde 48’den yüzde 53’e yükselmiş durumda. Ancak finansal yetersizlikler sebebiyle işletmeler istedikleri oranda dijitalleşmeye gidemiyor. Türkiye’deki 22 bin işletmenin sadece yüzde 40’ı ortalama dijtalleşme skorunun üzerinde yer alıyor. 10’dan az çalışanı olan küçük işletmeler yüzde 49 ile en küçük dijitalleşme endeksine sahipken 250 veya daha fazla çalışanı olan şirketler yüzde 69 dijitalleşme endeksi ile dijitalleşme için finansal imkanların ne kadar önemli olduğunu ortaya koyuyor. Xerox Türkiye Genel Müdürü Burak Özer, bu sonuçları iyileştirmek için KOBİ’lere maliyet avantajı sağlayacak doğru modellerin sunulması gerektiğine dikkat çekiyor.

Xerox’un 1021 KOBİ seviyesindeki şirketle yaptığı araştırmadan öne çıkanlar.

Öncelikler stratejiyi etkiliyor

Xerox’un bağımsız araştırma şirketi Coleman Parkes’a yaptırdığı araştırma, küçük ve orta büyüklükteki şirketlerin önceliklerinin üretkenlik olduğunu ortaya koyuyor. Araştırmaya katılan KOBİ’lerin yüzde 28’i üretkenliği artırmak adına doküman işlemlerini dijitalleştirme yolunda gerekli adımları atmış durumda. Yüzde 12’si 1 ila 3 yıl içerisinde dijitalleşme sürecine gireceklerini belirtiyor. Katılımcı ülkeler arasında Fransa dijitalleşmede yüzde 33’lük bir oran ile lider. ABD’li KOBİ’lerin ise yüzde 41’i doküman iş akışlarında dijitalleşme temellerini daha yeni attıklarını ifade ediyor.

KOBİ’ler iş süreçlerini dijitalleştirme yoluna giderken konunun uzmanlarından yardım almayı tercih ediyor. Bu konuda KOBİ’lerin yüzde 47’si ofis ekipmanı tedarikçilerine, yüzde 25’i bilişim tedarikçilerine, yüzde 37’si ise ekipman üreticilerine danışmayı düşündüklerini belirtiyor.

Daha üretken KOBİ için üç temel adım

Elde edilen bulgular, KOBİ’lerin üretkenliği artırmak adına dijitalleşmenin yanı sıra üç ana unsura yoğunlaştıklarını işaret ediyor:

Mobilite: KOBİ’lerin yüzde 23’ü 2017’nin sonuna kadar mobil cihazlarını iş süreçlerine tamamen entegre etmeyi planlıyor. Katılımcıların yüzde 66’sı an itibarı ile baskı işlemlerini mobil cihazlara entegre etmiş durumda. Yüzde 22’lik bir kesim ise söz konusu entegrasyonu önümüzdeki yıl gerçekleştirmiş olmayı hedefliyor.

Güvenlik: KOBİ’ler için bilgiyi korumak her geçen gün daha önemli bir hal alıyor. Bu durumun bir sonucu olarak katılımcıların yüzde 56’sı sanal güvenlik prosedürlerine yazıcılarının güvenliğini de dahil ediyor.

Yönetilen Baskı Hizmetleri: Araştırmaya katılanların yüzde 42’sini Yönetilen Baskı Hizmetleri kullanıcıları oluşturuyor. Yüzde 40’lık bir kesim ise bir sene içinde bu hizmetten faydalanmaya başlayacağını dile getiriyor. Şirketlerin yüzde 66’sı her ay baskı işlemleri için 1000 doları aşan harcamalar yapıyor. Yönetilen Baskı Hizmetleri kullanan şirketler ise baskı masraflarında ciddi oranda tasarruf elde ettiklerini bildiriyor.

Manşet görseli: Pixabay